As empresas que operam no setor de locação precisam se preparar para uma importante mudança fiscal que entra em vigor nos próximos anos. A partir de 1º de dezembro de 2026, a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) no padrão nacional passará a ser obrigatória para todas as operações de locação de bens móveis no Brasil.
A medida, regulamentada pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, abrange não só os bens móveis (como equipamentos de construção, maquinários e veículos), mas também estipula a mesma data limite para a locação, cessão onerosa e arrendamento de bens imóveis. O objetivo é unificar a documentação e adequar o ambiente de negócios brasileiro ao novo cenário da Reforma Tributária.
O fim de uma era: A superação da Súmula Vinculante 31
Por muitos anos, o setor atuou sob a proteção da Súmula Vinculante 31 do Supremo Tribunal Federal (STF), que consolidou o entendimento de que a locação de bens móveis não deveria sofrer a incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS). O embasamento jurídico era de que a locação constituía uma obrigação de “dar” ou “entregar”, e não uma obrigação de “fazer” (prestação de serviço). Com essa não incidência, as locadoras convencionaram registrar suas operações financeiras emitindo apenas faturas e recibos tradicionais.
No entanto, a Reforma Tributária (Emenda Constitucional 132/2023) instituiu o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) — o chamado IVA Dual. Esses novos tributos possuem uma base de incidência significativamente mais ampla: as “operações onerosas com bens e serviços”.
Dessa forma, a locação de bens móveis passa, efetivamente, a ser fato gerador do IBS e da CBS. Onde antes não havia ISS, passará a existir a tributação sobre o consumo do IVA Dual. E, diferente da locação de imóveis (que conquistou uma redução de 70% na base de cálculo), a locação de bens móveis deverá sofrer a tributação em sua alíquota cheia.
A NFS-e como substituta dos recibos
Para que essa nova sistemática funcione e permita, sobretudo, que os clientes empresariais tomadores da locação possam se creditar dos tributos na cadeia produtiva, o registro fiscal dessas operações teve que ser reestruturado.
A solução encontrada foi adaptar o Emissor Nacional da NFS-e. O Comitê Gestor publicou a Nota Técnica nº 005/2025, criando o código específico “99.04.01 – Locação de Bens Móveis”. Isso significa que, a partir de dezembro de 2026, o novo modelo de NFS-e substituirá integralmente as faturas e recibos outrora utilizados.
Prazos e adaptações sistêmicas
O cronograma exige que as empresas (lucro real, presumido ou arbitrado) se adequem até 1º de dezembro de 2026. Há, porém, uma exceção de prazo importante: para as locadoras optantes pelo Simples Nacional, a obrigatoriedade relacionada ao destaque do IBS e da CBS só começará a produzir efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.
O período restante até o prazo estipulado não é mero detalhe. As empresas de locação precisam agir desde já nas seguintes frentes:
* Atualização Tecnológica: Ajustar sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) e processos internos para garantir comunicação perfeita e nativa com o Emissor Nacional da NFS-e.
* Revisão de Cadastros: O novo layout do documento fiscal eletrônico passa a exigir detalhes minuciosos do bem locado, como o código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), descrições precisas e quantitativos. Esse rigor é inegociável, pois garante o correto aproveitamento do crédito pelo cliente B2B.
Para auxiliar os contribuintes, o governo instituiu o Programa Nacional de Conformidade Tributária (PNCT) para 2026, estabelecendo que a transição ocorra de forma assistida, priorizando a orientação em vez de punições imediatas (conforme o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 5/2026).
O mercado de locação passa agora por um momento de modernização compulsória. Estar em conformidade com o novo padrão não é mais apenas uma questão de adequação fiscal, mas de sobrevivência competitiva em um ambiente empresarial interligado pela Reforma Tributária.
