Antes de começarmos a abordar o tema central desse texto, sobre os documentos e registros obrigatórios para a norma ISO 9001, é interessante fazer uma breve explicação das distinções entre os dois.

Os registros possuem a função básica de comprovar ou evidenciar algo importante. Basicamente, servem para catalogar dados. Por exemplo: retenção de INSS, FGTS, PPRA, PCMSO, atestados de saúde ocupacional, cartão-ponto e outros.

Já os documentos, de maneira simplificada, são conjuntos de informações de alta relevância e protagonismo dentro de uma empresa. São mais amplos que os registros e estão ligados ao futuro do negócio. São os manuais, formulários de procedimento, políticas da organização, etc.

É imprescindível conhecer essa diferença e as particularidades de documentos e registros para conseguir o certificado da norma ISO 9001. Isso vai ajudar, até mesmo, nas mudanças que ocorrem de anos em anos e na leitura de outras regulamentações.

Por que é tão importante conseguir um certificado de qualidade?

A obtenção de um atestado de qualidade é importante porque pode refletir nos contratos e parceiros. Algumas empresas só negociam com quem tem esse título comprovando a excelência do serviço.

Mas, é claro, além do certificado em si, ter o conhecimento da norma ISO 9001 e saber lidar com suas informações ajuda, consequentemente, na melhoria da qualidade de todas as operações.

Vale lembrar que, recentemente, foram realizadas mudanças em algumas diretrizes (incluindo a norma ISO 9001). Todas as informações apresentadas a seguir já contemplam essas novidades.

A norma ISO 9001:2015 é extensa e separada em 10 seções, mas quais são, efetivamente, os documentos e registros obrigatórios para uma obra de acordo com a regulamentação? Veja a seguir!

Documentos obrigatórios segundo a norma ISO 9001

Escopo do Sistema de Gestão de Qualidade (cláusula 4.3)

A corporação deve determinar a aplicabilidade do Sistema de Gestão de Qualidade para estabelecer seu escopo.

Assim, devem-se declarar todos os tipos de serviços cobertos e justificar caso algum dos ofícios realizados pela construtora não esteja presente. Serviços não listados podem ser apenas aqueles que não afetem a capacidade ou a responsabilidade da organização de assegurar suas entregas e o aumento da satisfação do cliente.

Política (cláusula 5.2)

Esta cláusula tem duas seções na norma ISO 9001. A primeira trata do desenvolvimento da política de qualidade, e a segunda, da comunicação dessa política. Portanto, de maneira geral, a instituição deve estipular, implementar, manter e divulgar uma política de qualidade que seja apropriada ao seu propósito e contexto.

Objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los (cláusula 6.2)

Os objetivos da qualidade devem seguir alguns requisitos básicos. Dentre eles, vale citar: coerência com a política de qualidade vista anteriormente, mensuração, monitoramento e publicidade. Para a efetividade dessas metas, é preciso determinar o que será feito, quais recursos serão utilizados, quem será o responsável, quando será concluído e como os resultados serão avaliados.

Controle de processos, produtos e serviços providos externamente (cláusula 8.4)

A construtora deve assegurar que processos e serviços providos externamente estejam conformes com os requisitos. Portanto, deve-se fazer o que for possível para que terceiros contratados não prejudiquem as entregas, já que, pela norma ISO 9001, a contratante é a responsável.

Todas essas cláusulas precisam estar documentadas. Mesmo que você crie uma política de qualidade na corporação, se ela não estiver devidamente documentada, não valerá para o processo de certificação.

Além de manter esses documentos em local seguro, é necessário estar com tudo em dia. Vale lembrar, ainda, que alguns documentos não são obrigatórios se não houver, na empresa, um processo relevante que se enquadre na cláusula.

Registros obrigatórios segundo a norma ISO 9001

• Registros de monitoramento e medição (cláusula 7.1.5)
• Registros de competência (cláusula 7.2)
• Registros de análise crítica de requisitos de produto/serviço (cláusula 8.2.3)
• Registro sobre o projeto e o desenvolvimento de produtos e serviços (cláusula 8.3)
• Controle de produtos e de provisão de serviço (cláusula 8.5.1)
• Registros sobre propriedade pertencente a clientes ou provedores externos (cláusula 8.5.3)
• Registros de controle de mudança de produção/provisão de serviço (cláusula 8.5.6)
• Registro de liberação de produtos e serviços (cláusula 8.6)
• Registro de saídas não conformes (cláusula 8.7.2)
• Resultados de monitoramento, medição, análise e avaliação (cláusula 9.1)
• Registro de auditoria interna (cláusula 9.2)
• Registros de análises críticas da direção (cláusula 9.3)
• Resultados de melhorias (cláusula 10)

A importância de realizar o controle de documentos e registros para a qualidade da obra

Por serem muitos documentos e registros obrigatórios pela norma ISO 9001, controlá-los não é tarefa fácil. Principalmente se levarmos em conta que, no setor de construção, é possível que uma só corporação gerencie diversas obras, dispondo assim de vários lugares para armazená-los (alguns nos canteiros e outros na sede da organização). Muitos documentos também transitam entre os locais e podem ser extraviados em meio a papéis não tão importantes.

Desse modo, a tecnologia se torna uma aliada na gestão de documentos eficiente no canteiro de obras. Ela permite o controle e a distribuição de informações e conhecimentos por toda a obra de modo rápido e, assim, garante a execução da construção em nível de excelência. A falta desse gerenciamento pode comprometer vários processos e a qualidade do serviço em si.

Por fim, é recomendado que, pelo menos, um responsável pela leitura completa da norma ISO 9001:2015, para verificar quais cláusulas realmente se enquadram no escopo da empresa. Embora a lista que preparamos dê um panorama geral do que é pedido, ainda é importante um entendimento completo da regulamentação. Afinal, se a ideia é trazer qualidade ao negócio, é preciso dedicação e estudo.

Fonte: Mobuss