Os principais erros do controle de documentos nas obras e como solucioná-los
Da concepção do projeto inicial até o pós-obra de uma construção, são vários documentos e registros que devem ser elaborados. Alguns deles são obrigatórios e de muita importância, devendo estar disponíveis para consulta na obra em todos os momentos. Assim, é preciso que as empresas invistam no controle de documentos nas obras, promovendo sua correta organização, armazenamento e gestão.
Além disso, nos dias atuais a construção de um empreendimento gera uma quantidade enorme de dados. Assim, para que os profissionais possam utilizar as informações, é preciso que tudo seja registrado de forma adequada. Isso é de vital importância para as empresas, pois garante o acesso à informações e preenche os requisitos legais e burocráticos, viabilizando a execução da obra.
Mas de nada adianta elaborar os documentos se eles não forem devidamente organizados e armazenados. A empresa precisa garantir um controle de documentos nas obras para que as informações não sejam perdidas e possam ser acessadas com facilidade e agilidade sempre que preciso. Por isso, vale lembrar que hoje, com o auxílio de soluções tecnológicas, elaborar e fazer o gerenciamento dos documentos é muito mais fácil.
Aposentar a forma tradicional de registrar as informações, com papel, e investir em tecnologias que permitam a elaboração dos documentos através de dispositivos móveis é garantir mais agilidade, qualidade e segurança para a obra. Isso porque as soluções móveis permitem um melhor detalhamento com uso de recursos visuais. Além disso, com o armazenamento em nuvem e sistemas de gerenciamento, tudo fica seguro e organizado, melhorando o acesso das informações do canteiro também pela equipe do escritório.
A importância do controle dos documentos em uma obra
A etapa de controle de documentos é a responsável por promover ações que garantam que os registros sejam devidamente arquivados, organizados, atualizados e revisados. Assim, evita que haja perda de informações e também possibilita um controle do compartilhamento e facilidade no acesso dos documentos.
Outra responsabilidade da gestão de documentos é padronizar os processos envolvendo os registros na obra. Documentos são fontes de informações, funcionando como descrições escritas do que acontece na obra e fontes de pesquisa para a execução dos processos construtivos.
Por isso, investir no controle de documentos por meio da tecnologia nas obras é garantir a facilidade de acesso às informações para os colaboradores. Assim, quanto mais fácil e rápido for o acesso e compartilhamento dos documentos e registros, maior a produtividade e qualidade.
Além disso, focar no controle de documentos nas obras é também evitar ociosidade e desconformidade com o cronograma, otimizando o tempo na obra.
A gestão dos documentos auxilia que a empresa não sofra penalidades como multas e embargos por não manter documentos importantes no canteiro ou por acabar perdendo eles. Tudo isso ajuda a minimizar os custos e aumenta as chances de sucesso do empreendimento.
2 erros no controle de documentos das obras
Falta de padronização
Muitas empresas acabam deixando para cada profissional escolher uma maneira de elaborar e arquivar os documentos. Mas, isso acaba gerando uma confusão na hora de organizar e acessar esses registros, já que alguns escolhem fazer de maneira manual e outros de maneira digital, por exemplo. Com isso, se torna necessário trabalhar com vários tipos diferentes de documentos e a gestão se torna mais demorada.
Assim como em praticamente todas as etapas de uma construção, criar e investir na aplicação de um padrão a ser seguido por todos os colaboradores é crucial. É preciso escolher uma única maneira de elaborar, organizar e arquivar os documentos. Assim, os processos envolvendo a gestão dos documentos conseguem ser mais produtivos e os profissionais poderão seguir instruções já definidas, otimizando seu tempo.
Vale ressaltar que a certificação ISO 9001 especifica que os documentos devem ser legíveis, além de estarem sempre identificados e poderem ser recuperados prontamente. Por isso, a padronização dos documentos também é importante para garantir a legibilidade das informações e sua identificação eficiente.
Pouca modernização
A relutância em modernizar e adotar soluções tecnológicas é uma realidade bem conhecida na construção civil. Assim, no processo de gestão de documentos não é diferente, fazendo que haja uma baixa produtividade, confiabilidade e segurança.
Isso porque elaborar documentos, checklists ou formulários com papel e caneta, ou mesmo impressos, é uma tarefa demorada, sujeita a muitos erros. Além disso, o manuseio desses documentos por funcionários que estão trabalhando no canteiro de obras pode acabar sujando ou rasurando os papéis, tornando-os ilegíveis.
O processo de armazenamento desses registros também precisa ser cuidadoso. É comum que aconteça a perda de documentos importantes ou até o extravio quando são armazenados de maneira incorreta, em locais úmidos, por exemplo. A organização dos papéis é uma tarefa que exige muito tempo e precisa ser realizada corretamente.
Outro fator a ser levado em conta é que os documentos em papel ocupam um espaço físico muito grande e são de difícil acesso quando não armazenados de maneira meticulosa e organizada.
3 dicas para otimizar o controle de documentos nas obras
Utilizar dispositivos móveis
Substituir a coleta manual pela coleta através de dispositivos móveis, a etapa de registro pode ser mais produtiva e também muito melhor detalhada, com auxílio de áudios, vídeos, fotos e outros recursos, deixando os documentos com maior qualidade e riqueza de informações.
Além disso, os tablets ou smartphones permitem um acesso dos documentos de praticamente qualquer local, economizando tempo e consequentemente diminuindo custos. Assim, as tomadas de decisões são agilizadas, melhorando a resolução de problemas, melhorando o controle e também evitando a falta de informações durante as etapas construtivas.
Armazenar os documentos em nuvem
Para garantir que os documentos importantes estejam sempre acessíveis e seguros, mesmo de forma remota, o ideal é contar com uma solução tecnológica que permita o armazenamento em nuvem. Assim, evita-se o problema de perda de informações por panes, acidentes ou até furtos de documentos e facilita o trabalho do profissional responsável pela gestão de documentos.
Dessa forma, as tomadas de decisões podem ser agilizadas e mais assertivas. Ainda, é possível contar com soluções móveis que fazem as transmissões das informações de forma parcial para o sistema, minimizando ainda mais as chances de perda de informações.
Contar com softwares especializados
Para aposentar de vez os métodos tradicionais de gestão de documentos, basta investir em uma solução tecnológica que seja capaz de otimizar esse processo.
Com a adoção de um software especializado, os profissionais economizam tempo e evitam erros na hora de fazer a gestão dos documentos. Além disso, tudo estará mais organizado e acessível, podendo ser acessado pelos colaboradores online e offline. A segurança também é otimizada, garantindo que nenhum documento importante será perdido e tornando possível gerenciar as permissões de acesso a determinados registros.
O controle de documentos nas obras é crucial para o sucesso das empresas e quando feito de maneira eficiente proporciona maior qualidade, produtividade e assertividade nos processos. Além disso, investir em um software especializado tende a compensar, gerando resultados melhores e agilizando as tarefas, garantindo também o cumprimento dos prazos estipulados e permitindo que os profissionais foquem em outras atividades estratégicas.
